Rejestracja i zarządzanie awizami

• Klient fulfillmentowy (Merchant) rejestruje i anuluje awiza przyjęć oraz wydań samodzielnie przez interfejs webowy, zamiast kontaktować się z BOK operatora logistycznego. Skraca to czas reakcji i eliminuje konieczność wymiany dziesiątek maili czy telefonów w sprawie każdej dostawy.
• System od razu pokazuje status realizacji awiz oraz to, które wymagają interwencji, dzięki czemu operator skupia się na pracy magazynu, a nie na obsłudze zgłoszeń.

Podgląd stanów i statusów

• Panel pokazuje stany fizyczne, stany na awizach oraz ilości dostępne do sprzedaży, w podziale per merchant. Zwiększa to transparentność i redukuje liczbę zapytań o to, „czy towar jest na stanie” lub „na jakim etapie jest zamówienie”.
• Klient fulfillmentowy (Merchant) na bazie dostępów do stanów magazynowych, może ustalać promocje, wykonywać działania marketingowe oraz dostosowywać politykę cenową do stanów magazynowych.

Transparentne rozliczenia logistyczne i podgląd faktur

• Klient fulfillmentowy (Merchant) widzi bieżące stawki za obsługę magazynową oraz historię rozliczeń, w tym zaakceptowane billingi z poziomu Panelu Klienta.
• Buduje to zaufanie i przyspiesza uzgadnianie faktur, bo obie strony patrzą na te same dane. Znika problem „rozjechanych” Exceli, różnych wersji plików i wielodniowego wyjaśniania, skąd wzięła się konkretna pozycja na fakturze.

Obsługa błędów i blokad

• System blokuje awiza z brakami lub wymagającymi oceny (np. uszkodzone pudełko) i informuje merchanta o powodzie blokady wprost w panelu.
• Dzięki temu sporne tematy mogą być rozwiązane bez pracowników BOK operatora logistycznego – to Klient fulfillmentowy (Merchant) koryguje dane, składa nowe awizo lub podejmuje decyzję, co dalej zrobić z daną dostawą czy wysyłką. W praktyce oznacza to mniej telefonów, mniej maili i znacznie mniejsze obciążenie administracyjne po stronie operatora.

Separacja danych i role

• Każdy Klient fulfillmentowy (Merchant) ma dostęp wyłącznie do swoich danych – zamówień, stanów, billingów i zwrotów – natomiast operator widzi wszystkie dane klientów.
• Chroni to poufność informacji oraz ułatwia obsługę wielu klientów w jednym systemie, bez tworzenia osobnych instalacji. Role i uprawnienia można dostosować do struktury organizacyjnej po stronie merchanta (np. inne zakresy dostępu dla działu operacyjnego, finansowego czy obsługi klienta).

Obsługa procesu zwrotów i reklamacji

• Panel wspiera pełny proces obsługi zwrotów i reklamacji – od zarejestrowania zwrotu, przez udostępnienie zdjęć i notatek z magazynu, aż po decyzję merchanta. Merchant może samodzielnie określić, co magazyn ma zrobić z towarem: przyjąć na stan, odesłać do niego, odesłać do klienta końcowego, zutylizować czy uznać reklamację.
• Dzięki temu pracownik BOK operatora logistycznego nie musi pośredniczyć w każdej sprawie, a proces staje się szybki, powtarzalny i dobrze udokumentowany.

Hierarchia cenników

• System pozwala na różne poziomy cen dla jednego Klienta fulfillmentowego – cenniki bazowe, indywidualne, per merchant, per waluta czy progi ilościowe, z priorytetami rozstrzygającymi, który cennik ma zastosowanie. Ułatwia to zarządzanie złożonymi relacjami handlowymi, w których różni merchanci mają inne warunki współpracy, rabaty czy modele rozliczeń.
• Operator logistyczny może elastycznie dopasowywać ofertę do konkretnych klientów, bez chaosu w arkuszach kalkulacyjnych. System WMS sam wystawia faktury za operacje magazynowe, eliminując błędy ręcznego zliczania w Excelu.

Wersjonowanie cen

• System umożliwia tworzenie nowych wersji cennika ze wskazaną datą startu, co chroni spójność rozliczeń i ułatwia audyt – zawsze można sprawdzić, jaki cennik obowiązywał w danym okresie rozliczeniowym.
• W praktyce eliminuje to spory typu „ale umawialiśmy się na inną stawkę” i pozwala spokojnie przeprowadzać podwyżki oraz renegocjacje kontraktów.

Automatyczne generowanie billingów

• System agreguje wszystkie zarejestrowane usługi – standardowe operacje magazynowe, prace dodatkowe, dokładki, czynności przy zwrotach czy koszty spedycji – i tworzy gotowe zestawienie dla faktury w oparciu o obowiązujące cenniki. Przyspiesza to proces rozliczeń i eliminuje błędy ludzkie wynikające z ręcznego liczenia w Excelu.
• Dzięki temu rozwiązaniu nie umkną żadne usługi wykonane dla merchanta i wszystkie zostaną poprawnie wyfakturowane. Zamiast 3–5 dni pracy administracyjnej, billing może być przygotowany w ciągu minut, nawet przy dużej liczbie merchantów.

Podgląd billingów w Panelu Klienta

• Klienci fulfillmentowi (merchanci) mają dostęp do zaakceptowanych billingów bezpośrednio w Panelu Klienta, wraz ze szczegółami usług i wykorzystanych stawek. Zwiększa to transparentność i zmniejsza liczbę zapytań o rozliczenia, bo merchant sam może prześledzić, skąd wzięła się każda pozycja.
• Operator logistyczny ogranicza tym samym liczbę mailowych „reklamacji faktur”, a rozmowy z klientami skupiają się na rozwoju współpracy, a nie na wyjaśnianiu pojedynczych linii w zestawieniach.

API Panelu Klienta

• Wszystkie operacje dostępne w panelu (awiza, stany, zamówienia, zwroty, billingi) mogą być wykonywane również przez API. API jest w pełni udokumentowane i obejmuje przykłady użycia, co skraca czas wdrażania klientów fulfillmentowych i minimalizuje błędy.
• Dzięki temu klient fulfillmentowy (merchant) może zintegrować własny system e-commerce lub ERP bez ingerencji pracowników IT operatora logistycznego.

Integracja z modułami ERP i spedycji

• Dane o zamówieniach, cenach, cennikach, billingach i awizach mogą być automatycznie synchronizowane z systemami nadrzędnymi operatora logistycznego. Pozwala to pracować w jednym ekosystemie informacyjnym i unikać duplikacji danych.
• Integracja obejmuje także systemy kurierskie, dzięki czemu generowanie etykiet spedycyjnych oraz pobieranie numerów przesyłek przebiega automatycznie.

Dodawanie nowych integracji

• Kluczową przewagą jest możliwość szybkiego tworzenia integracji w ogólnodostępnych narzędziach do automatyzacji, dzięki pełnej dokumentacji API i spójnym modelom danych.
• Operator nie musi inwestować w kosztowne projekty developerskie przy każdym nowym merchancie – może wdrażać ich samodzielnie, nawet w dużej liczbie i krótkim czasie. To szczególnie ważne w fulfillmentcie, gdzie każdy klient zwykle pracuje na innym systemie e-commerce.

Definiowanie zestawów produktów

System umożliwia tworzenie zestawów (BOM) składających się z wielu produktów lub pozycji wirtualnych, które są sprzedawane jako jeden SKU. Klient fulfillmentowy (merchant) może samodzielnie definiować komplet – np. zestaw kosmetyczny, pakiet promocyjny, „bundle” sezonowy – bez konieczności ingerencji pracownika operatora logistycznego.

Obsługa kompletów wirtualnych, fizycznych i hybrydowych

• WMS wspiera różne strategie kompletacji – od zestawów fizycznie przygotowanych na magazynie, przez zestawy wirtualne składane dopiero przy wysyłce, aż po modele mieszane.
• Daje to klientom fulfillmentowym (merchantom) pełną elastyczność sprzedażową i pozwala szybko reagować na sezonowe akcje promocyjne. Dla operatora logistycznego oznacza to standaryzację procesu oraz zmniejszenie ryzyka błędów wynikających z ręcznej interpretacji zestawów.

Zasada 0/1 przy wydaniach

• Komplety są wydawane w całości: jeśli brakuje jakiegokolwiek elementu, system blokuje wydanie i kieruje zlecenie do weryfikacji. Chroni to poprawność stanów magazynowych i eliminuje sytuacje, w których klient końcowy otrzymuje niekompletny zestaw.
• Mechanizm ten szczególnie doceniają merchanci działający w branżach wymagających wysokiej jakości obsługi.

Rejestracja zwrotów

System pozwala przyjmować zwroty zarówno z pełną identyfikacją (z numerem zamówienia), jak i „anonimowe”, które dopiero trzeba przypisać do merchanta lub klienta końcowego. Każdy zwrot może być opisany, sfotografowany i odnotowany w systemie, co zapewnia pełną ewidencję zwracanych produktów. Rozwiązanie porządkuje proces, który w wielu firmach bywa chaotyczny i podatny na błędy.

Dokumentacja zwrotu (zdjęcia, notatki)

Magazynier może dodać zdjęcia, notatki oraz ocenę stanu towaru. To stanowi podstawę do automatycznego powiadomienia klienta fulfillmentowego (merchanta), który podejmuje dalszą decyzję. Zdjęcia eliminują sporne sytuacje i minimalizują koszty związane z niewłaściwie ocenionymi zwrotami.

Decyzje klienta fulfillmentowego w Panelu

Klient fulfillmentowy (merchant) samodzielnie decyduje, co magazyn ma zrobić z produktem: przyjąć ponownie na stan, odesłać do niego, odesłać do klienta końcowego, zutylizować lub uznać reklamację. To kluczowa zmiana – operator logistyczny nie musi angażować swojego BOK w każdą sprawę, a decyzje są szybkie, udokumentowane i jednoznaczne. Proces staje się powtarzalny i skalowalny.

Integracja z billingiem

Każda operacja związana ze zwrotem – ocena stanu, zdjęcia, przepakowanie, transport zwrotny – trafia automatycznie do billingu. Merchant płaci tylko za wykonane czynności, a operator logistyczny nie traci przychodów na usługach, które w tradycyjnym modelu często nie były rejestrowane.

Definiowanie godzin cut-off

System pozwala określać godziny graniczne (cut-off) dla każdego kuriera i dnia tygodnia, co zapewnia terminowe nadania przesyłek. Magazyn pracuje dzięki temu w spójnym rytmie, a obsługa wysyłek nie wymaga ręcznej kontroli, czy zlecenie „zdąży” na danego przewoźnika.

Priorytetyzacja zleceń

WMS automatycznie nadaje zleceniom priorytet w oparciu o zbliżające się cut-offy. Zespoły magazynowe wiedzą, które paczki muszą zostać zrealizowane w pierwszej kolejności, co eliminuje chaos i konieczność ręcznego sterowania pracą. Priorytetyzacja wprost przekłada się na terminowość i stabilność operacji fulfillmentowych.

Rejestr klientów fulfillmentowych

Moduł stanowi centralne źródło danych o merchantach – przechowuje informacje o firmie, adresach, danych rozliczeniowych, kontaktach oraz przypisanych cennikach. Dzięki temu wszystkie operacje i usługi są powiązane z właściwym merchantem i posiadają pełną ścieżkę audytową.

Integracja z MDM/ERP

Dane kontrahentów mogą być synchronizowane z systemami nadrzędnymi operatora, dzięki czemu unika się dublowania danych i błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji. Zapewnia to spójność w całej organizacji i minimalizuje operacyjne ryzyka związane z wieloma źródłami prawdy.

Ewidencja towarów uszkodzonych

System pozwala oznaczać towary jako uszkodzone i przenosić je na dedykowane lokacje. Dzięki temu operator logistyczny ma pełną kontrolę nad stanami, a towary problematyczne nie mieszają się z pełnowartościowymi. Ścieżka audytowa jest zachowana, co ułatwia rozliczenia z merchantami, jak i wyjaśnianie niezgodności stanów magazynowych.

Lokacje i nośniki „Uszkodzone”

WMS obsługuje dedykowane typy lokacji oraz nośników, dzięki czemu produkty uszkodzone są logicznie i fizycznie odseparowane od pozostałego asortymentu. Rozwiązanie chroni integralność zapasów i eliminuje ryzyko przypadkowego wydania niepełnowartościowego towaru.

Zgłoszenie na urządzeniu mobilnym

Magazynier może zgłosić uszkodzenie bezpośrednio z terminala mobilnego, w trakcie pracy. System automatycznie aktualizuje stany, alokacje oraz zlecenia. Umożliwia to szybką reakcję i eliminuje niepotrzebne przestoje. Klient fulfillmentowy (merchant) dostaje automatycznie informację o awizie wydania, które wymaga jego reakcji – jeśli jest konieczna.

Obsługa na pakowaniu

Towary oznaczone jako problematyczne trafiają na lokację „Do wyjaśnienia”, dzięki czemu nie blokują procesu pakowania. Operator logistyczny może w odpowiednim momencie przypisać je do zwrotu, reklamacji lub utylizacji. To porządkuje proces i minimalizuje ryzyko błędów.

Asystent użytkownika

Pozwala pracownikom magazynu i BOK operatora logistycznego wykonywać operacje poprzez polecenia w języku naturalnym. Użytkownik może zapytać o status zamówienia, sprawdzić stany, wygenerować raport czy poprosić o wskazanie, co wpisać w konkretnym polu – bez znajomości całego systemu. Asystent rozumie, co jest na ekranie, dzięki czemu prowadzi użytkownika „za rękę” przez procesy.

Przewodnik po aplikacji

Wspiera onboarding nowych pracowników, tłumacząc krok po kroku, jak wykonać daną operację w systemie. Zamiast wielogodzinnych szkoleń wystarczy, że pracownik zapyta: „Jak zrobić przyjęcie?” lub „Co oznacza ta blokada?”. To znacząco skraca czas wdrożenia i zmniejsza liczbę błędów operacyjnych.

Asystent programisty

Umożliwia szybkie przygotowanie integracji dzięki automatycznym podpowiedziom, jak działa API, jakie endpointy wywołać i jak skonfigurować przepływ danych. Dla operatora fulfillmentowego jest to ogromna przewaga – bo integracje z merchantami są codziennością, a AI radykalnie skraca czas ich realizacji. W wielu przypadkach integracja może zostać przygotowana bez udziału programisty.